Z CRMami (aplikacjami do zarządzania relacjami z klientem) spotykam się od dłuższego czasu. Bo to własnie te narzędzia mają wspierać działania handlowców podczas ich codziennej pracy. I nacisk w poprzednim zdaniu trzeba położyć na słowo MAJĄ, bo często tylko MAJĄ wspierać, a tego nie robią. Ale nie dla tego, że są złe same w sobie. Są dobre, nawet bardzo dobre, pod warunkiem, że są dopasowane do organizacji i dobrze wdrożone. Ale dzisiaj nie o CRM.
Jeśli masz lub Twoja organizacja zapewnia Ci dobrze działający i współpracujący z procesem sprzedaży CRM lub jakiekolwiek inne narzędzie wspierającą zarządzanie klientami masz szczęście i nie musisz czytać tego artykułu. Jeśli jest inaczej zapraszam dalej.
Co robi handlowiec, gdy zaczyna pozyskiwać klientów i musi tym procesem zarządzić.
Kiedy po raz pierwszy zostałem wrzucony na głęboką wodę sprzedaży B2B, trzeba było zacząć pozyskiwać klientów. Wiec powstała lista takich klientów, potem zimne telefony i informacje co podczas takich zimnych telefonów zostało ustalone. Szybko okazało się, że kartka to trochę za mało. Na ratunek przyszedł Excel. Wyglądał mniej więcej TAK. Używałem go przez jakiś czas do momentu, aż nie zaczął robić się zbyt obszerny i kolorowy(tak, różnymi kolorami komórek oznaczałem zaplanowane działania), aby w wyczytać z niego sensowne informacje.
Wtedy z pomocą przyszło mi narzędzie, które z sukcesem używam nawet dzisiaj.
Mowa o Trello. Znajdziesz je TUTAJ (spokojnie, Trello nie płaci mi za reklamę, po prostu uważam, że jest dobre ?). Jest to aplikacja zawierające tablice z listami i kartami. Trello pasuje wręcz idealnie do tego, aby stworzyć w nim swój własny lejek sprzedaży lub system zarządzania pozyskiwaniem klientów.
Jak ja wykorzystuję Trello do zarządzania pozyskiwaniem klientów.
W Trello utworzyłem pustą tablice nazywając ją Pozyskiwanie klientów. Zachęcam Cie do tego samego.
Po kliknięciu Utwórz Tablicę Twoim oczom ukaże się pusta plansza, na które możesz zacząć budować swój system wspierający zarządzanie pozyskiwaniem klientów.
Po stworzeniu swojej tablicy możesz dodać pierwsze listy kart. Listy kart odpowiadają kolejnym krokom Twojego lejka tworząc na tablicy kolejne kolumny. Ja stworzyłem je dopasowując do mojego procesu pozyskiwania klientów:
I tak powstał mój lejek sprzedaży. Więcej o tym dlaczego wygląda tak, a nie inaczej możesz przeczytać TUTAJ. Pojawiło się w nim następujące listy:
- Potencjalny klient – nazwa firmy bez jakichkolwiek informacji na jej temat
- Zakwalifikowany potencjalny klient – Klient który spełnia warunki, aby do niego sprzedawać, inaczej mój idealny klient.
- Lead – Potencjalny klient po interakcji, np kontakcie telefonicznym i zidentyfikowaną konkretną osobą
- Szansa sprzedaży – Zidentyfikowana szansa sprzedaży wyartykułowana przez klienta
- Ofertowanie – Klient, z którym jesteśmy na etapie ofertowania w jego procesie zakupu.
Kiedy mamy zbudowany lejek pozyskiwania klientów możemy zacząć go uzupełniać danymi w postaci kolejnych kart. Ja wpisałem kilka fikcyjnych i poglądowych danych.
Zgodnie z zasadą działania lejka każdy jego element(karta) musi przejść całą ścieżkę od lewej do prawej, aby z lejka wyjść. Oznacza to, że nowe karty dodajemy tylko na pierwszej liście, a następnie przerzucamy na kolejne listy w prawo (lub usuwamy jeśli dany klient z jakiegoś powodu przej lejek przejść nie może). Można to robić prosta operacją „przenieś i upuść”.
Jak pracować z takim systemem?
Lista Potencjalny Klient.
Służy do tego, aby umieszczać w niej nazwy naszych potencjalnych klientów. Bez większej analizy. Jeśli ktoś może zostać naszym klientem to po prostu umieszczamy go na karcie w pierwszej liście. Kiedy w pierwszej liście jest wystarczająca ilość kart, można przejść dalej.
Lista Zakwalifikowany Potencjalny Klient.
Lista ta zawiera klientów z poprzedniej listy, ale przepuszczonych przez nasz filtr idealnego klienta. Jeśli klient z listy Potencjalny Klient spełnia kryteria to przeciągam go na tą listę i uzupełniam w notatkach(po kliknięciu w kartę) podstawowe dane takie jak dane teleadresowe, informacje o firmie i osobę kontaktową(jeśli na tym etapie ją zidentyfikowałem). Dzięki takiemu opisowi, wszystkie potrzebne dane na temat tego klienta będą pod ręką. Co więcej w przyszłość do takiej karty będę mógł dopisywać komentarze (np. że Pani z recepcji ma na imię Zosia) – przykład poniżej.
Lista Lead.
Na liście lead pojawiają zgodnie z zasadą z poprzedniego kroku karty z firmami, gdzie jesteśmy już po interakcji z daną osobą lub podjęliśmy pewne działania. To własnie w tym miejscu pracujemy nad pozyskaniem konkretnej szansy sprzedaży u danego klienta, która zaprowadzi nas do kolejnego kroku.
Lista Ofetowanie.
Na tej liście pojawiają się karty klientów, którzy są zainteresowani naszym produktem lub usługą i doszliśmy z nimi do etapu ofertowania naszej usługi lub produktu. Szczegóły na ten temat możesz dopisać w opisie danej karty(jak w poprzednich krokach). Jeśli chcesz Trello pozwala także dołączać pliki(np. z Twoja ofertą)
Dodatkowe funkcje
Powyżej opisałem jedynie schemat pomagający stworzyć system zarządzania pozyskiwaniem klientów. Aplikacja ma jednak sporo dodatkowych funkcji, które znajdziesz wewnątrz karty:
- Dodawanie daty z przypomnieniem.
- Tworzenie listy zadań
- Dodawanie członków zespołu
- Nadawanie kolorowych etykiet
- …i wiele wiele innych(po prostu poklikaj?).
Dobre praktyki
Taki system działa tylko i wyłącznie, gdy będziesz przestrzegać kilku reguł, które sprawią, że będzie nam ułatwiał życie:
- Pamiętaj, aby zawsze dodawać karty do pierwszej listy i potem przenosić je do kolejnych, a następnie archiwizować lub usuwać.
- Pracuj z jedna listą naraz: np. jeśli skupiasz się na dodawania nowych potencjalnych klientów to nie skupiaj się na ich kwalifikacji. Jeśli zajmujesz się wyszukiwaniem danych o firmach to nie zajmuj się ich obdzwanianiem.
- Przeglądaj system codziennie obserwując czy masz zadania do wykonania.
- Systematycznie dodawaj nowe elementy do swojego swojego systemu zgodnie z zasadą działania lejka sprzedaży – im bardziej w lewo lejka tym lista powinna mieć więcej elementów).
Podsumowanie
Mam nadzieję, że powyższy przykład pokazał Ci jak można zbudować system zarządzania pozyskiwaniem klientów. Musisz wiedzieć, że to jedynie propozycja zbudowana na podstawie tego, jak ja to robię w swojej branż(IT) pozyskując klientów na rynku B2B. Pokazałem pewien schemat, który pomoże Ci zbudować podobny system dopasowany do Twoich indywidualnych potrzeb, Twojego procesu sprzedaży i procesu zakupowego Twoich klientów. Mam też świadomość, że to nie jest najlepsze rozwiązanie z punktu widzenia całego działu sprzedaży i nie zastąpi dobrze działającego systemu CRM(no chyba, że dział sprzedaży postanowi zbudować miniCRM w oparciu o Trello). Nie mniej życzę Ci powodzenia w budowaniu własnego systemu pozyskiwania klientów.
Jeśli ten artykuł dał Ci wartość podziel się z innymi, być może też wyciągną z niego pewną wiedzę. Jeśli masz pytania, napisz do mnie lub zamieść je w komentarzu.
Chętnie dowiem się też jak wygląda Twoja tablica. Jeśli masz ochotę wyślij zrzut z ekranu na adres mateusz@tajak.pl
Sukcesów w sprzedaży
Pozdrawiam
Mateusz TAJAK
